Vad är en verifikation?
En verifikation är det underlag som styrker en bokföringspost. Det kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller annat dokument som visar vad som har hänt, när det hände, hur mycket det gällde och vem motparten var.
Varje bokföringspost i din enskilda firma ska ha en verifikation. Det är grunden i bokföringsskyldigheten — utan verifikation har du ingen bevisning för transaktionen, och Skatteverket kan neka avdraget vid en granskning.
Digital lagring sedan 2024
Sedan 2024 godkänner Bokföringsnämnden heldigital lagring av verifikationer. Det innebär att du kan fota eller scanna papperskvitton och sedan slänga originalet. Den digitala kopian räcker som verifikation, under förutsättning att den är läsbar och bevarar alla uppgifter.
Digitala kvitton — till exempel e-postkvitton, PDF-fakturor och appnotifikationer — är giltiga verifikationer direkt. Du behöver inte skriva ut dem.
Tips: digitalisera direkt
Fota eller scanna kvittot direkt vid köptillfället. Papperskvitton bleknar snabbt, särskilt termopapper (vanligt i butiker). Ju snabbare du digitaliserar, desto säkrare bevarar du uppgifterna.
Krav på verifikationer
En verifikation ska innehålla följande uppgifter:
- Datum — när affärshändelsen inträffade
- Beskrivning — vad händelsen gäller
- Belopp — inklusive moms
- Momsbelopp — separat angivet (för att du ska kunna dra av ingående moms)
- Motpart — vem du köpt av eller sålt till
- Verifikationsnummer — ett löpande nummer i din bokföring
Om ett kvitto saknar någon uppgift (t.ex. momsen inte specificeras) ska du komplettera verifikationen med egna anteckningar. Skriv till det som saknas på kvittot eller i bokföringsprogrammet.
Appar för kvittohantering
De flesta bokföringsprogram har inbyggd kvittoscanning:
- Bokio — gratis kvittoscanning med AI-tolkning
- Fortnox — kvittoscanning via mobilapp
- Visma eEkonomi — scanner med smart matchning
Fristående appar som Dext (tidigare Receipt Bank) och AutoCollect kan automatiskt hämta digitala kvitton från e-post och matcha dem mot transaktioner. De integreras med de flesta bokföringsprogram.
7-årsregeln
Alla verifikationer och bokföringsunderlag ska sparas i minst 7 år efter räkenskapsårets slut. Bokföring från 2025 ska alltså sparas till och med 2032. Det gäller oavsett om du har papperskvitton eller digitala kopior.
Under lagringstiden ska underlaget vara tillgängligt, ordnat och läsbart. Om du sparar digitalt, se till att du har backup och att filformaten fortfarande kan öppnas om 7 år (PDF är ett bra val).
Vid en eventuell skatterevision ska du kunna presentera alla verifikationer på begäran. Bra organisation sparar både tid och stress.
Informationen på denna sida är vägledande och ersätter inte professionell rådgivning. Kontakta en auktoriserad redovisningskonsult för bindande besked.
Vanliga frågor
Relaterade guider
Löpande bokföring i enskild firma
Så sköter du den löpande bokföringen i din enskilda firma. Kontantmetoden, verifikationer, konteringsexempel och tidsfrister.
10 vanliga bokföringsmisstag i enskild firma
Undvik de 10 vanligaste bokföringsmistagen i enskild firma. Privata uttag, momsfrister, schablonavdrag och mer.
Bokföring enskild firma — komplett guide
Lär dig bokföring för enskild firma från grunden. Kontantmetoden, BAS-kontoplan, förenklat årsbokslut och schablonavdrag. Komplett guide med exempel.