Löpande bokföring i enskild firma

Daglig rutin i enskild firma

Löpande bokföring handlar om att registrera alla affärshändelser under räkenskapsåret — varje inkomst, utgift, privat insättning och uttag. I en enskild firma med kontantmetoden är grundprincipen enkel: du bokför transaktioner när betalningen sker.

En bra daglig rutin ser ut så här: fota kvitton direkt vid köp, bokför transaktionen i programmet, och kontrollera att saldot stämmer. Många bokföringsprogram erbjuder banksynkronisering som hämtar transaktioner automatiskt — då behöver du bara matcha dem mot rätt konto.

Kontanta betalningar (fysiska kontanter) ska enligt lag bokföras senast påföljande arbetsdag. Övriga transaktioner — kortbetalningar, Swish och banköverföringar — bokförs löpande, men senast i samband med att du stämmer av månaden.

Kontantmetoden — bokför vid betalning

Med kontantmetoden registrerar du inkomster och utgifter vid det tillfälle betalningen faktiskt sker. Du behöver inte bokföra en faktura förrän den betalas. Det innebär att du slipper hantera kundfordringar och leverantörsskulder löpande under året.

Kontantmetoden får användas av enskilda firmor med en nettoomsättning under 3 miljoner kronor per år. Det gäller den överväldigande majoriteten av alla enskilda firmor i Sverige.

Faktureringsmetoden — för firmor över 3 MSEK

Om din enskilda firma omsätter mer än 3 miljoner kronor per år måste du använda faktureringsmetoden. Då bokför du intäkter när fakturan skickas och kostnader när fakturan mottas — oavsett när betalningen sker.

Det innebär att du löpande hanterar kundfordringar (konto 1510) och leverantörsskulder (konto 2440). Momsen redovisas också vid fakturatidpunkten, inte vid betalning. Det ger en mer exakt bild av firmans ekonomi men kräver mer administration.

Vanliga konteringsexempel

Här följer fem vanliga bokföringsexempel för en enskild firma med kontantmetoden:

1. Försäljning med moms — kund betalar 12 500 kr

2. Inköp av kontorsmaterial — 625 kr

3. Privat uttag — 5 000 kr

4. Bilkostnad — drivmedel 750 kr

5. Hemmakontorsavdrag — schablon 4 000 kr

Verifikationer och underlag

Varje bokföringspost ska stödjas av en verifikation — ett underlag som visar vad affärshändelsen gäller. En verifikation ska innehålla: datum, beskrivning av händelsen, belopp (inklusive moms), motpart och ett löpande verifikationsnummer.

Sedan 2024 godkänner Bokföringsnämnden heldigital lagring. Du behöver inte spara papperskvitton om du har en läsbar digital kopia. Fota kvittot, scanna det, eller spara det digitala kvittot direkt — i minst 7 år.

Tidsfrister